MICE・イベントのデジタル案内方法｜会場マップ・プログラム・資料をつなぐ設計
MICE、展示会、カンファレンスでは、会場マップ、出展者一覧、セッション情報、講演資料、アンケートなど多くの情報を参加者へ届ける必要があります。情報が多いほど、「どこに何があるか分からない」「資料の場所が見つからない」という状態が起こりやすくなります。
デジタル案内の目的は紙をなくすことではなく、参加者がその瞬間に必要な情報へ短い導線で到達できるようにすることです。
■MICEで情報が分散しやすい理由
主催者、運営会社、出展者、講演者など複数の関係者が情報を持つため、会場マップは紙、講演詳細はWeb、資料は別ページ、アンケートはメールというように情報が分かれやすくなります。
まず、参加者の行動順に「到着→受付→移動→講演→資料→次の行動」を並べ、必要情報を整理します。
■デジタル化する情報1｜会場マップ
紙の会場マップは全体像を把握しやすい一方、各ブースや部屋の詳細までは載せきれません。マップ上のアイコンやスポット画像から、出展者情報、セッション詳細、施設案内へつなげると、紙の見やすさを残しながら情報を拡張できます。
■デジタル化する情報2｜プログラム
当日プログラムには時刻・タイトル・会場を簡潔に載せ、詳細プロフィール、セッション概要、関連資料はWebへ分けます。変更が発生しやすい情報をWeb側に置くことで、紙面を再印刷せずに更新しやすくなります。
■デジタル化する情報3｜出展者・スポンサー
ブース一覧から企業紹介、製品ページ、資料DLへ直接つなげると、参加者が後から検索し直す必要がなくなります。特に展示会では、紙の会場マップを「場所を探す道具」から「出展者情報へ進む入口」に変えられます。
■デジタル化する情報4｜講演資料
講演終了後にメールで一括配布するだけでなく、当日プログラムの講演名から直接資料へアクセスできると、参加者が関心を持ったタイミングで確認できます。公開可否や公開期間を講演者ごとに整理しておきます。
■デジタル化する情報5｜アンケート・次回案内
セッションやイベント全体のアンケートは、体験直後にアクセスできる方が回答の文脈が残ります。資料閲覧後に問い合わせや次回イベントへつなぐなど、会期後まで含めた導線を設計します。
■紙とデジタルを併用するメリット
大規模会場では、スマートフォンだけで全体位置を把握するより紙マップの方が使いやすい場面があります。紙をなくすのではなく、紙は一覧性、Webは詳細・更新性という役割分担にすると参加者にとって分かりやすくなります。
■画像を入口にする案内方法
QRコードをブースや講演ごとに並べると紙面が複雑になります。マップ上のアイコンやプログラム内の画像そのものを読み取り対象にできれば、見た目を保ちながら複数のリンク先を設置できます。MICEのように情報量が多い場面ほど効果的です。
■LuminaryAR ARマップ／ガイド
LuminaryARのARマップ／ガイドパッケージでは、マップデータ、スポット一覧、リンク先URLなどをもとに、マップ上の配置案を作成し、公開後の利用ログを報告します。標準構成は30万円（税別）で、Webページ、PDF、案内ページ、クーポンページなどURLでアクセスできるコンテンツをリンク先として設定できます。
■まとめ
MICEのデジタル案内では、情報を増やすより「参加者の行動順に情報をつなぐ」ことが重要です。紙の一覧性とWebの更新性を組み合わせ、会場マップ→詳細→資料→次の行動までを一続きにすると、参加者の迷いとスタッフへの問い合わせを減らしやすくなります。
▼MICE・展示会の紙とデジタルを、LuminaryARでつなぐ
「会場マップから出展者情報へ直接つなげたい」「プログラムから講演資料へ迷わず誘導したい」「紙面にQRコードを大量に並べたくない」という課題には、LuminaryARが活用できます。
マップやプログラム上の画像・アイコンをWebへの入口として活用し、出展者情報、講演詳細、PDF、アンケートなどへつなげることで、紙の一覧性を保ちながら情報を拡張できます。
MICE・展示会での活用方法や導入イメージを知りたい方は、LuminaryARのサービス資料をご覧ください。
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